Как защитить налоговый учет от опасных кассовых чеков
Можно ли списать расходы по старым чекам
и новым с ошибками
Кассовый чек — это не первичный документ. Но к оценке ошибок в нем можно подходить так же, как и к ошибкам в первичке. Если они не мешают идентифицировать факт хозяйственной жизни, то это не повод исключать расходы при наличии, например, товарного чека. Расходы, подтвержденные старыми чеками, можно учесть, если выполняется три условия. Во-первых, есть правильно оформленный первичный документ, например товарный чек. Во-вторых, в чеке старого образца достаточно реквизитов, чтобы идентифицировать продавца или покупку. В-третьих, продавец предоставил письмо о том, что заключил договор на поставку онлайн-кассы, но ее пока не привезли. Без такого письма возможны споры по поводу учета расходов с проверяющими на местах.
Проверьте онлайн-чеки по тепловой карте рисков
+
Рассмотрите образцы новых чеков. Слева — бумажный чек. Справа — электронный чек, его покупатель получает на почту при расчетах в интернете или наличными в магазине. Красным и желтым маркером выделили опасные реквизиты, все, что без выделения, — безопасно. Подробности смотрите в таблице.
Какие ошибки опасны и безопасны для расходов
| Реквизит | Как должно быть | Чем опасна ошибка |
|---|---|---|
| Опасные ошибки — расходы лучше не списывать, если чек нельзя заменить | ||
| Наименование и ИНН продавца | Верные сведения, как в ЕГРЮЛ. Формальные обозначения вроде «Магазин» или «Торговый павильон» не годятся. ИНН тоже должен быть реальный | Налоговики не смогут идентифицировать продавца и снимут расходы (письмо Минфина России от 28 августа 2014 г. № 03-03-10/43034) |
| Дата покупки | День и время, когда подотчетник совершил покупку | Опасно, если дата в чеке выходит за рамки командировки или, например, в авансовом отчете более ранняя дата, чем в чеке. Налоговики придерутся к реальности покупки |
| Наименование товаров | Подробное наименование товаров, работ, услуг. Нельзя, чтобы продавец обобщал названия, например писал «Строительные материалы» | Налоговики не поймут, что именно приобрел сотрудник, и были ли траты экономически обоснованны. Претензий можно избежать, если подробные наименования будут в товарном чеке — так считают в Минфине и ФНС |
| Признак расчета | При покупке в чеке должен стоять признак «Приход», а если покупатель вносит предоплату, то нужен дополнительный реквизит «Аванс» или «Предоплата» | Проверьте, чтобы в чек на полную оплату товара по ошибке не попал признак «Аванс» или «Предоплата». Иначе будет проблематично учесть расходы. Налоговики засомневаются, что отгрузка была (п. 14 ст. 270 НК РФ) |
| Итог | Итоговая сумма к оплате по чеку | Чек подтверждает расходы подотчетника на ту сумму, которая указана как итоговая после вычета всех скидок и бонусов покупателя. Если итоговая сумма меньше той, что сотрудник отдал кассиру, разницу нельзя принять в расходы |
| Регистрационный номер ККТ, ФН, ФП, ФД | Реквизиты онлайн-кассы, по которым можно проверить чек на сайте ФНС | Ошибки в этих реквизитах маловероятны. Сведения попадают в чек автоматически, человеческий фактор исключен. Но если проверили чек в интернете по этим реквизитам и проверка выдала ошибку, скорее всего документ поддельный. От расходов безопаснее отказаться |
| Нежелательные ошибки — на расходы напрямую не влияют, но возможны споры с инспекцией | ||
| Адрес продавца | Адрес места, где подотчетник приобрел товары, или интернет-магазина | Налоговики придерутся, если в чеке есть только юрадрес компании, где магазина и онлайн-кассы нет. Также проверяющих не устроит, если товары купили через интернет, но в чеке нет сайта |
| Сумма скидки | Скидка или сумма, которую оплатили бонусами | Налоговики снимут часть расходов, если спишете всю сумму по чеку, включая скидки и бонусы. Ведь это не расходы компании |
| Сумма НДС и система налогообложения | Какую систему налогообложения использует продавец и какая сумма НДС соответствует покупке | Налоговиков заинтересует, если в чеке стоит общая система, но НДС не посчитан. Или, наоборот, у продавца на спецрежиме выделен НДС. Ведь НДС нельзя учесть в расходах. Соответственно, исказится база по налогу на прибыль, если компания примет в расходы всю сумму по чеку |
| Безопасные ошибки — они не помешают принять расходы | ||
| Номер смены и порядковый номер онлайнчека | В течение какой смены пробили чек и какой он по порядку в этой смене | Ошибка в этом реквизите не помешает признать расходы |
| Фамилия кассира | Должность и Ф.И.О. кассира. В электронном чеке этого реквизита может не быть, и это не ошибка | Ошибки в фамилии кассира на учет расходов не влияют. Компании сложно проверить, правильная ли в чеке стоит фамилия. Также не страшно, если вместо Ф.И.О. в чеке написано, к примеру, «Кассир 1», «Администратор» и т.п. |
| Сайт для проверки чека | Адрес сайта оператора или ФНС, где можно проверить чек на подлинность | Если реквизит пропущен или в нем ошибка, то это не повод отказываться от расходов. Проверить чек можно в приложении ФНС по реквизитам онлайн-кассы: ФН, ФП, ФД |
| Форма расчета | Сколько покупатель оплатил наличными, а сколько электронными деньгами | Не проблема, если подотчетнику выдавали наличные, а в чеке сказано, что он платил картой или наоборот. Только из-за этого расходы не снимут |
| Электронный адрес продавца и покупателя | Почта продавца, с которой он высылает электронный чек; электронный адрес покупателя, на который приходит чек от продавца | Эти реквизиты на расходы не влияют. А в бумажном чеке этих сведений и вовсе может не быть |
| QR-код | Графический код-картинка, в котором зашифрованы все необходимые реквизиты кассового чека. Это необязательный элемент, хотя ФНС требует, чтобы любая онлайн-касса умела его печатать | Онлайн-чек без QR-кода — не повод отказываться от расходов. Чек можно проверить в приложении ФНС по реквизитам ФН, ФП, ФД |